Hoe help je je team de focus en concentratie te verbeteren in een drukke kantoortuin?

In steeds meer kantoren worden traditionele werkruimtes ingeruild voor open kantoortuinen. Deze moderne kantoorindeling bevordert samenwerking, transparantie en communicatie tussen collega's.

Maar hoewel de intentie achter deze indeling positief is, ontstaan er ook uitdagingen.

Een veelvoorkomend probleem is dat medewerkers moeite hebben om hun focus en concentratie te behouden in een drukke, gedeelde werkruimte. Geluidsoverlast, constante afleidingen en een gebrek aan privéruimte zorgen vaak voor frustratie, lagere productiviteit en een verhoogde werkdruk.

Voor managers en teamleiders is het belangrijk om aandacht te hebben voor deze uitdagingen. Door kleine aanpassingen in de werkomgeving en duidelijke afspraken binnen teams kunnen focus en concentratie aanzienlijk verbeteren. Hoe kun je jouw team effectief ondersteunen in een drukke kantoortuin?

Hieronder bespreken we praktische inzichten en oplossingen die bijdragen aan een betere balans tussen samenwerking en focus.

Ben je op zoek naar laagdrempelige manieren om het werkgeluk van je medewerkers te vergoten? We hebben 32 praktische adviezen gebundeld in een whitepaper!

 Je kan de whitepaper hier gratis downloaden

Werken in een open kantoortuin kan veel voordelen bieden, zoals meer interactie en een beter gevoel van verbondenheid. Toch is het ook een bron van afleiding. Veel medewerkers vinden het lastig om zich te concentreren in een ruimte waar anderen praten, telefoongesprekken voeren en regelmatig langs hun bureau lopen.

Een van de grootste obstakels is geluidsoverlast. Het constante geroezemoes op de achtergrond, telefoons die rinkelen en collega’s die discussiëren kunnen ervoor zorgen dat medewerkers continu uit hun concentratie worden gehaald.

Daarnaast is er vaak een gebrek aan persoonlijke ruimte, wat leidt tot het gevoel dat men zich voortdurend moet aanpassen aan anderen.

Een ander probleem is dat kantoortuinen uitnodigen tot spontane gesprekken. Hoewel dit de samenwerking bevordert, kan het ook bijdragen aan fragmentatie van de aandacht. Medewerkers hebben gemiddeld 23 minuten nodig om na een onderbreking weer volledig gefocust te raken.

Deze voortdurende afleidingen hebben niet alleen invloed op de productiviteit, maar verhogen ook het stressniveau van het team.

Om beter te begrijpen welke invloed een drukke kantoortuin heeft op productiviteit en welzijn, hebben we de belangrijkste factoren voor je op een rij gezet:

In een kantoortuin is het vrijwel onmogelijk om te ontsnappen aan geluiden zoals telefoongesprekken, overleg of mensen die langs lopen. Voor taken die diepe concentratie vereisen, zoals het schrijven van een rapport of analyseren van data, kan dit een groot probleem zijn. Langdurige blootstelling aan geluidsoverlast kan bovendien vermoeidheid en irritatie veroorzaken.

Een paar seconden naar een gesprek van collega’s luisteren of een vraag beantwoorden lijkt onschuldig, maar dit soort onderbrekingen hebben een cumulatief effect. Het brein moet steeds schakelen, waardoor er meer energie verloren gaat en taken langer duren.

De constante behoefte om met prikkels om te gaan kan leiden tot een verhoogd stressniveau. Medewerkers kunnen het gevoel krijgen dat ze geen controle hebben over hun werkruimte, wat het gevoel van welzijn negatief beïnvloedt. Op de lange termijn kan dit zelfs bijdragen aan burn-outklachten.

Een werkomgeving die focus ondersteunt, draagt bij aan hogere productiviteit en minder stress. Als manager kun je hier actief invloed op uitoefenen door de juiste voorwaarden te scheppen. Daarom hebben we de belangrijkste tips voor je op een rij gezet:

Een van de meest effectieve manieren om focus te verbeteren is door verschillende werkzones in te richten. Denk aan stilteplekken voor concentratietaken en gezamenlijke ruimtes voor overleg. Door medewerkers zelf te laten kiezen waar ze werken, geef je hen meer controle over hun omgeving.

Maak binnen het team afspraken over wanneer en hoe er contact gezocht wordt. Bijvoorbeeld: e-mails of chats voor vragen die niet urgent zijn en alleen directe gesprekken voor dringende zaken. Zo verminder je onderbrekingen.

Gebruik technologieën zoals noise-cancelling koptelefoons of software om taken en deadlines te beheren. Deze hulpmiddelen helpen medewerkers om zich beter te focussen en minder snel afgeleid te raken.

Plan rustmomenten in voor het team, zoals een gezamenlijke koffiepauze of korte wandelingen. Dit helpt om spanning te verminderen en bevordert het welzijn. Een uitgerust team werkt immers effectiever.

Medewerkers kunnen ook zelf stappen zetten om hun focus te verbeteren. Het bewust plannen van taken is bijvoorbeeld een goede start.

Door de meest uitdagende taken in te plannen op momenten dat de drukte in het kantoor minimaal is, kunnen zij efficiënter werken. Het gebruik van noise-cancelling koptelefoons of het opzetten van een persoonlijke 'niet storen'-routine zijn andere effectieve technieken.

Daarnaast kunnen collega’s elkaar helpen door rekening te houden met elkaars behoeften. Open communicatie over wanneer iemand behoefte heeft aan stilte of samenwerking kan een wereld van verschil maken.

Een drukke kantoortuin is niet voor iedereen de ideale werkomgeving. Gelukkig zijn er verschillende alternatieven die zowel productiviteit als welzijn kunnen bevorderen.

Hybride werken biedt de mogelijkheid om thuis geconcentreerd te werken aan taken die diepe focus vereisen, terwijl samenwerken op kantoor behouden blijft.

Organisaties kunnen speciale ruimtes inrichten waar medewerkers in stilte kunnen werken, zonder afleidingen van collega’s.

Flexibele werkplekken kunnen medewerkers helpen om een werkruimte te kiezen die past bij hun huidige taken, of het nu gaat om overleg of concentratiewerk.

Met noise-cancelling koptelefoons of geluidsabsorberende materialen kan een deel van de geluidsoverlast worden beperkt.

Duurzame oplossingen gaan verder dan alleen fysieke aanpassingen. Het is belangrijk om een cultuur te creëren waarin medewerkers zich gehoord voelen en ruimte krijgen om feedback te geven over hun werkomgeving. Regelmatige evaluaties en gesprekken met teams kunnen helpen om knelpunten op te sporen en samen naar oplossingen te zoeken.

Ook training kan een waardevolle investering zijn. Het verbeteren van vaardigheden zoals time management, stressbeheersing en effectief communiceren helpt medewerkers om beter met afleidingen om te gaan.

De uitdagingen van een drukke kantoortuin hoeven niet onoverkomelijk te zijn. Door strategische aanpassingen te doen in de werkplek en medewerkers te ondersteunen met de juiste tools en technieken, kan de balans tussen samenwerking en focus worden hersteld. Managers en teams die samen werken aan een omgeving waarin iedereen optimaal kan functioneren, plukken daar de vruchten van in de vorm van hogere productiviteit, tevredenheid en welzijn.

Het verbeteren van focus en concentratie is niet alleen een kwestie van praktische oplossingen, maar ook van cultuurverandering. Wanneer iedereen in de organisatie bewust wordt van het belang van een goede werkplek, ontstaat een klimaat waarin medewerkers kunnen groeien en excelleren.

• Op zoek naar een losse werkgeluk workshop? Bekijk hier alle 30+ workshops.
• Willen jullie inspirerende werkgeluk activiteiten volgen? Bekijk ze ze hier.
• Voor maximale impact bieden we een werkgelukweek of -maand. Lees hier alles.
• Het werkgeluk van personeel vergroten? Bekijk de whitepaper met 32 adviezen.
• Wil je vrijblijvend sparren over jullie behoefte? Neem gerust contact met ons op.